Membawa produk ke sebuah forum bisnis merupakan langkah awal. Tantangan berikutnya muncul ketika calon buyer mulai menanyakan spesifikasi, kapasitas produksi, harga, dan kemampuan memenuhi pesanan secara berkelanjutan.

Pertanyaan tentang kesiapan itulah yang menjadi refleksi saya dari keterlibatan dalam Kepri ASEAN Business Forum 2025. Sebagai Mentor Tenant Lembaga Inkubator Bisnis Merah Putih Kepulauan Riau sekaligus panitia pelaksana, saya melihat forum ini dari dua sisi: pendampingan pelaku usaha dan penyelenggaraan ruang pertemuan dengan mitra bisnis.

Keduanya saling berhubungan. Kesempatan bertemu buyer menjadi lebih bermakna ketika pelaku usaha mampu menjelaskan nilai produknya sekaligus menunjukkan kesiapan untuk menjalankan kerja sama.

Membuka Akses bagi Produk dan Pelaku Usaha Lokal

Kepri ASEAN Business Forum 2025 merupakan program yang digagas oleh Dinas Koperasi & UKM Provinsi Kepulauan Riau untuk membuka peluang kerja sama dan investasi antara UMKM Indonesia dan mitra mancanegara.

Kegiatan pada 16–18 November 2025 di Harmoni One Batam tersebut melibatkan enam delegasi negara dan wilayah: Indonesia, Singapura, Malaysia, Turki, Taiwan, dan Myanmar.

Perusahaan yang tercantum dalam daftar peserta memiliki bidang beragam, mulai dari kesehatan, kecantikan, konsultasi bisnis, layanan kreatif, pertanian, perjalanan, hingga peralatan industri dan mesin pengolahan pangan.

Keragaman itu memberi pelajaran penting: setiap pertemuan memerlukan pendekatan yang sesuai. Pelaku usaha perlu memahami apakah pihak yang ditemui mencari produk untuk dibeli, menawarkan layanan, membuka distribusi, atau menjajaki kemitraan produksi.

Bagi saya sebagai mentor, persiapan tenant perlu berangkat dari pemahaman tersebut. Produk yang dibawa harus disertai penawaran yang relevan dengan kebutuhan calon mitra.

LOI Rp3,7 Miliar dan Pekerjaan yang Menyertainya

Salah satu capaian sesi business matching tahun 2025 adalah kesepakatan dalam bentuk Letter of Intent atau LOI senilai Rp3,7 miliar antara tenant binaan Lembaga Inkubator Bisnis Merah Putih Kepulauan Riau dan buyer mancanegara.

Produk tenant yang memperoleh LOI antara lain minyak kelapa murni atau VCO, kacang, snack khas Kepulauan Riau, dan olahan bakso.

Capaian ini menjadi titik penting dalam perjalanan pendampingan. Produk lokal memperoleh ruang untuk dibicarakan dalam konteks kerja sama lintas negara.

Namun, nilai LOI tersebut perlu dipahami sesuai tahapannya. Angka itu merupakan nilai kesepakatan yang dituangkan dalam LOI, belum dapat disamakan dengan pembayaran yang telah diterima atau ekspor yang sudah terealisasi.

Pekerjaan berikutnya adalah memperjelas kebutuhan buyer: spesifikasi produk, evaluasi sampel, volume, harga, jadwal pemenuhan, dan langkah transaksi lanjutan. Pada tahap inilah konsistensi komunikasi dan kesiapan operasional menentukan perkembangan peluang.

Dari Produk Menarik menjadi Pemasok yang Siap

Setiap produk membawa pertanyaan persiapan yang berbeda.

Untuk VCO, pelaku usaha perlu mampu menjelaskan spesifikasi, konsistensi mutu, kemasan, serta kemampuan pasokan. Informasi tersebut membantu calon mitra menilai kesesuaian produk dengan penggunaannya.

Pada kacang dan snack khas Kepri, perhatian dapat mencakup konsistensi rasa, komposisi, ketahanan kemasan, dan masa simpan yang memiliki dasar pengujian atau dokumentasi.

Sementara itu, olahan bakso memerlukan kejelasan kondisi penyimpanan dan pengiriman sesuai karakter produknya. Apabila membutuhkan rantai dingin, kemampuan menjaga suhu sepanjang perjalanan perlu menjadi bagian dari perencanaan.

Pertanyaan-pertanyaan ini bukan penilaian bahwa produk tenant belum siap. Inilah jenis informasi yang perlu tersedia agar percakapan bisnis dapat berkembang menjadi pembahasan yang konkret.

Kesulitan sering muncul ketika informasi usaha masih tersimpan dalam perkiraan pemilik. Kapasitas produksi, misalnya, perlu dibedakan antara kemampuan maksimal dan kapasitas yang benar-benar tersedia setelah memenuhi pelanggan yang sudah ada.

Menjelang Kepri International Business Forum 2026

Pengalaman 2025 menjadi bekal untuk menyambut Kepri International Business Forum 2026. Berdasarkan materi publikasi kegiatan, forum dijadwalkan berlangsung pada 22–24 September 2026 di Harmony One Hotel & Convention, Batam Centre, dengan sepuluh negara partisipan.

Materi tersebut mencantumkan Korea Selatan, Turki, Singapura, Malaysia, Vietnam, Kamboja, Myanmar, Thailand, India, dan Indonesia.

Daftar sebagian partisipan yang tersedia juga memuat perusahaan dan organisasi seperti Everdeen Global Pte. Ltd., Nakia Sejahtera Utama Pte. Ltd., Huay Feng Hang Pte. Ltd. (HUIJI), Halal Hub Vietnam (Representative), FINEXUS PTE. LTD., serta 3D Engineering & Trading Pte. Ltd.

Daftar itu menjadi bahan awal untuk mempersiapkan pertemuan. Kehadiran sebagai partisipan belum otomatis menunjukkan bahwa setiap pihak merupakan buyer bagi produk tertentu.

Meluasnya jangkauan forum perlu diikuti persiapan yang lebih terarah. Pelaku UMKM sebaiknya memilih calon mitra berdasarkan kecocokan kebutuhan, kemudian menyiapkan pertanyaan dan penawaran yang sesuai.

Strategi Menyiapkan UMKM Masuk Rantai Pasok Internasional

Memasuki rantai pasok internasional berarti menyiapkan kemampuan untuk menjadi bagian dari proses bisnis pihak lain. Produk perlu hadir dengan mutu, jumlah, dan waktu pemenuhan yang dapat diandalkan.

1. Mulai dari kebutuhan calon mitra

Pelajari bidang usaha, pasar yang dilayani, dan peran pihak yang akan ditemui. Saat pertemuan, gali kebutuhan produknya, perkiraan volume, spesifikasi, serta proses evaluasi pemasok.

Hindari menganggap semua calon mitra membutuhkan penawaran yang sama. Informasi awal membantu pelaku usaha memusatkan tenaga pada peluang yang paling sesuai.

2. Siapkan informasi yang dapat dibuktikan

Bawa sampel yang mewakili mutu produksi, profil usaha ringkas, katalog, spesifikasi, kapasitas tersedia, dan perkiraan waktu pemenuhan.

Informasi standar serta dokumen pendukung perlu disesuaikan dengan produk dan pasar tujuan. Penekanan pada pemahaman pasar, kualitas, pemenuhan standar, dan kepercayaan buyer juga menjadi perhatian Kementerian Perdagangan dalam penguatan UMKM. Sumber: Kementerian Perdagangan

3. Hitung penawaran dan batas kemampuan

Harga perlu memiliki cakupan yang jelas: kemasan, pengiriman, dan layanan apa saja yang termasuk di dalamnya. Periksa pula kebutuhan modal kerja dan kemampuan memenuhi jadwal sebelum menyanggupi pesanan.

Janji yang melampaui kapasitas berisiko mengganggu mutu dan pelanggan yang sudah dilayani. Menawarkan pesanan percobaan dengan lingkup realistis dapat menjadi langkah awal untuk menguji kesiapan kedua pihak.

4. Pilih jalur masuk yang sesuai

UMKM dapat menjajaki penjualan langsung, bekerja melalui eksportir atau agregator, maupun menjadi pemasok perusahaan yang sudah melayani pasar internasional.

Penjualan langsung memberi ruang lebih besar untuk mengelola hubungan pelanggan, tetapi menuntut kesiapan koordinasi yang lebih luas. Melalui mitra, sebagian proses dapat dibantu, sementara pembagian margin, tanggung jawab mutu, dan akses pelanggan perlu diperjelas.

Kontinuitas pasokan dan pemenuhan standar tetap penting dalam kerja sama melalui agregator. Sumber: Ditjen Pengembangan Ekspor Nasional

5. Jadikan tindak lanjut bagian dari persiapan

Tentukan siapa yang akan menjawab pertanyaan buyer, menyiapkan sampel, memperbarui penawaran, dan memantau tenggat. Dari sisi Human Capital, pembagian peran ini membantu peluang bisnis ditangani secara konsisten.

Setelah pertemuan, kirim rangkuman kebutuhan dan langkah berikutnya. Catat perkembangan agar tidak bergantung pada ingatan atau percakapan yang tersebar.

Mengukur Hasil setelah Pertemuan

Sebagai mentor dan panitia, saya memandang keberhasilan forum perlu diikuti melalui perkembangan hubungan bisnis setelah acara selesai.

Indikatornya dapat dimulai dari permintaan informasi lanjutan, evaluasi sampel, dan penawaran. Tahap berikutnya adalah pesanan percobaan, ketepatan pemenuhan, pembayaran, hingga pembelian ulang.

Pengalaman 2025 dan persiapan menuju forum 2026 menguatkan satu pembelajaran: akses pasar perlu berjalan bersama kesiapan usaha. Pendampingan membantu pelaku UMKM memahami peluang, memilih prioritas, dan menjalankan komitmen secara bertahap.

Ketika buyer tertarik dan meminta pasokan rutin, apakah usaha kita sudah siap memenuhi janji yang disampaikan?